招生就业处文件管理制度

为规范我处文件的管理，即明确收文的分类、存档，发文的编写、发放和存档，以及我处印章的管理，特制定本制度。

一、职责

（一）处长负责我处所有对外发文审批。

（二）部门主管负责本部门文件的拟制与审核，并负责定期将已处理完毕的文件移交办公室存档。

（三）办公室负责我处文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

二、文件管理

（一）发文

1．撰写。由发文部门参照《中华人民共和国国家标准——党政机关公文格式》要求撰写。

2．审核签发。由办公室对文件内容及格式进行审核后交处领导签发。

3．用印发放。文件经处领导签发后，由办公室根据招生就业处印章管理规定盖章，并发放至相关部门及人员。发放情况需做好登记。

4．存档管理。已发放的文件由办公室按照文书档案管理要求进行存档管理。

（二）收文

1．登文。文件管理人员将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括：收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况等。

2．送批。完成登文工作后，由办公室提出拟办意见并送相关领导阅示或传阅。

3．处理。文件经领导审阅后，由承办部门按领导批示办理，并在处理签上记载办结（理）情况。、

4．归档保存。由办公室清查办理记载情况后按文书档案管理要求整理归档。