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香港六和免费资料办公室收发文管理工作指南
发布日期:2020年06月30日 16:17  阅读次数:[]次

香港六和免费资料办公室收发文管理工作指南(试行)

    为进一步提高学校公文流转的规范化、制度化、科学化,加快公文流转,提高办文效率,制定学院办公室收发文管理工作指南,内容主要包括收发文处理流程和管理要求。

    一、收文流程和管理要求

 

(一)收文流程

凡上级或同级以及属地行政管理单位来文来函,一律为收文。

1.签收。核对、清点、接收;

2.登记。根据来文单位和文件性质分类,并做好文件信息录入;

3.呈办。编辑收文处理签,呈部门负责人签阅;

4.拟办。部门负责人阅读文件,并提出拟办意见;

5.转呈。根据拟办意见转分管校领导或校主要领导批示;

6.转办。根据批示意见转各相关职能部门办公室负责人签收办理;

7.归档。待各职能部门确认完毕后,将“收文处理签”与文件一同归档;

8.移交。将整年收文的电子档和纸质档以及“收文处理签”移交档案科归档。

(二)收文管理要求

1.秘书科应做到文件接收及时、流转高效、归档完整。对收到的文件要及时处理,在时限内完成。属于急件的,即到即办,当日送出;一般件在每个承办环节停留时间不超过3个工作日。

2.对于特殊情况的收文,在处理过程中须报学院办公室负责人审阅。

二、发文流程和管理要求

(一)发文流程

凡以学校名义印发的文件,均由秘书科按程序进行校核,确保公文质量和印发时效。

1.拟稿。申请部门拟稿,并校对;

2.审核。申请部门负责人对文稿内容和制文级别进行审核判定并签署意见;

3.把关。学院办公室负责人对制文级别和内容的统领性进行把关并签署意见;

4.签发。申请部门所属分管校级领导或校主要领导审核文稿的政治思想性;

5.制文。秘书科根据文件性质分类选取红头并采用《中华人民共和国国家标准党政机关公文格式》制文;

6.归档。秘书科将所制文件与“发文处理签”分类归档。

(二)发文管理要求

1.发文管理实行分级管理、文责自负的基本原则;

2.秘书科接件时应首先确认“发文处理签”各级意见是否完整,包括拟稿人、校对人、申请部门负责人、学院办公室负责人、分管校领导或校主要领导意见

3.秘书科应制定所属部门发文台账备查归档办件从上至下依次包括文件处理笺、修改稿件、以及其他所附材料、文件成品。