香港六和免费资料办公室收发文管理工作指南（试行）

    为进一步提高学校公文流转的规范化、制度化、科学化，加快公文流转，提高办文效率，制定学院办公室收发文管理工作指南，内容主要包括收发文处理流程和管理要求。

    一、收文流程和管理要求

（一）收文流程

凡上级或同级以及属地行政管理单位来文来函，一律为收文。

1.签收。核对、清点、接收；

2.登记。根据来文单位和文件性质分类，并做好文件信息录入；

3.呈办。编辑收文处理签，呈部门负责人签阅；

4.拟办。部门负责人阅读文件，并提出拟办意见；

5.转呈。根据拟办意见转分管校领导或校主要领导批示；

6.转办。根据批示意见转各相关职能部门办公室负责人签收办理；

7.归档。待各职能部门确认完毕后，将“收文处理签”与文件一同归档；

8.移交。将整年收文的电子档和纸质档以及“收文处理签”移交档案科归档。

（二）收文管理要求

1.秘书科应做到文件接收及时、流转高效、归档完整。对收到的文件要及时处理，在时限内完成。属于急件的，即到即办，当日送出；一般件在每个承办环节停留时间不超过3个工作日。

2.对于特殊情况的收文，在处理过程中须报学院办公室负责人审阅。

二、发文流程和管理要求

（一）发文流程

凡以学校名义印发的文件，均由秘书科按程序进行校核，确保公文质量和印发时效。

1.拟稿。申请部门拟稿，并校对；

2.审核。申请部门负责人对文稿内容和制文级别进行审核判定并签署意见；

3.把关。学院办公室负责人对制文级别和内容的统领性进行把关并签署意见；

4.签发。申请部门所属分管校级领导或校主要领导审核文稿的政治思想性；

5.制文。秘书科根据文件性质分类选取红头并采用《中华人民共和国国家标准党政机关公文格式》制文；

6.归档。秘书科将所制文件与“发文处理签”分类归档。

（二）发文管理要求

1.发文管理实行分级管理、文责自负的基本原则；

2.秘书科接件时应首先确认“发文处理签”各级意见是否完整，包括拟稿人、校对人、申请部门负责人、学院办公室负责人、分管校领导或校主要领导意见；

3.秘书科应制定所属部门发文台账备查，归档办件从上至下依次包括文件处理笺、修改稿件、以及其他所附材料、文件成品。